ファイルの共有はクラウドストレージを利用する

ファイルをメールに添付して送る事は非常に便利ですが、デメリットがあります。

  • 誤送信した相手が情報を見ると情報漏洩となる

 

クラウドストレージ等を利用し、特定メンバーのみが閲覧できるURLを使用すれば誤送信してしまっても閲覧されません。

  • 送信時に「閲覧できないメンバーに送信しますか?」といったアラートが出るものもある

 


 

漏洩事故

 

関連情報

「メールに添付したファイルのパスワードは別送します」は安全ではない!?
  • 一般的に広く使われている「ファイルを暗号化したものにパスワードを付けてメールに添付して送信、パスワードは別メールで送る」という手法は安全ではないと指摘され、大企業の多くが禁止しはじめている
  • 参考:「PPAP」直ちに禁止すべき訳(東洋経済)

 

  • メール添付でファイルを送ると送信先数に応じて複数のファイルが出来てしまう為、以下のようなデメリットが発生します

    • ファイルサーバーやメールサーバーの容量がかさむ/ネットワークに負荷がかかる事になり、その結果、組織全体の効率や生産性が落ちる/インフラコストが増える事につながる
    • 個別にバージョンアップされていく為、ファイルのバージョン管理がしにくくなる
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